仕事のお悩み相談室

仕事量が限界を迎えたときにできる事

仕事量多すぎ
山元が仕事をとおして思ったこと
仕事の悩みに関する小ネタ帳

 

どうも、山元タカトブです!

仕事のお悩み相談室の時間です。

 

【質問】仕事量に限界、抱える業務が多すぎて心がパンク寸前です。どうすればいいでしょうか?

たすけて!

私は40代の一般的なサラリーマンです。

最近、仕事に限界を感じています。

年々、会社から求められる業務の量が多くなり、もう私の限界を超えてしまい、ここ数か月は「全てから逃げ出したい衝動」に駆られています。

 

私はとある中小企業で係長をしていますが、人員削減のため一人にかかる業務量が増える一方です。

さらにはコンプライアンスにもうるさく、その名目で残業が増え続けている状況です。

業務量は増えるし、時間もなければ人もいない…

こんな状況で半ば仕事を強要されていることに、強い憤りを感じることが多くなってきました。

 

社内では、私以外にも多くの社員が疲弊しており、仕事をなすりつけしてくる人間も出てきました。

私は、そんな中でも乗り切ろうと必死にがんばっては来ましたが、もうモチベーションがキープできそうにありません。

「もう退職したい」と思うことが多くなり、精神的にかなり参っていると感じています。

昔からこの会社は好きなので、できれば退職したくはありませんが、もう会社の要求に応えられる自信がありません。

どうすればこの状況を変えられるでしょうか?

 

【答え】仕事量が限界を迎えた時、できることがあります。一つずつ問題を解決していきましょう!

楽しく!

話からするに、お勤めになっている会社は相当環境が悪化しているように思います。

僕にも経験がありますが、

「どう考えても、おれ一人で出来る仕事量じゃないよね!?会社は本気で自分を殺す気なんか!」

と思ったことが何回もあります(笑)

 

それを踏まえ、察するに今あなたが抱える悩みとしては、

  • 会社から求められる業務量が膨大
  • 人から仕事を振られても断れない
  • 仕事にやりがいを感じられない
  • 精神的に追い詰められている


このようなことが挙げられるのではないでしょうか?

これらの問題を一つずつ解決していき、少しでも助けになれれば幸いです。

 

まず始めに、「仕事が終わらない人に見られる特徴」がいくつかあります。

決してサボっているわけではなく、真面目に業務に取り組んでいたとしても、そもそも業務量がもう過ぎたり、次から次に仕事が舞い込んできて「頭がパニック状態」ではないでしょうか?

最初にひとつ言っておきたいことは、

「原因はあなただけにあるのではない」

ということです。

 

あなたの能力が云々というのではなく、会社の勤務体制や仕組みの悪さのせいで、一部の業務過多の人が仕事を終わらすことができなくなっていることがよくあります。

悪いのは会社の上層部なのに、その負担を一身に背負っている状況なのです。

そんな状況を回避するためには、「あなた自身の改善」が重要になってきます。

 

それはなぜかと言うと、会社の勤務体制や上司の意向などはすぐには変えることができないからです。

ですから、発想の転換をして「すぐに変えられること」に注目して、直ちに改善していく必要があります。

まず始めに変えられるもの、それは「あなた自身」ですよね。

今自分に落ち度がないと思っていたとしても、嫌な状況を回避するために「仕事が終わらない自分の原因」を洗い出してみましょう。

 

ただし、自分の弱点に気付いても、責めたり無理やり強引に変化を求めないようにしてください。

まずは自分を大事にしながら、無理のないペースで進めていくことをお願いします。

ではどうぞ!

 

仕事量が限界を迎えた時にできる事

どうしよう?

①追われている時ほどタスクを明確にする

仕事のボリュームとスケジュールに追われている時に重要なこと。

それは、よくできたロボットのように作業をこなすことではなく、あなた自身が仕事の主導権を握ることです。

そのために、まずは仕事のゴールまでの最短手順を考え、そのために必要なタスクを完璧に掌握していることがポイントとなります。

 

明確でないということ、つまりは「やるべきことが見えていない」状態を意味し、「闇雲に仕事をする=水が落ちて時間がかかる」となってしまいます。

そうなると当たり前ですが、作業の振り分けや人に依頼することができず、膨大な量の業務を全部自分でこなさなければならない状態に陥ります。

 

舞い込んでくる業務をこなすコツは、まずこの「タスクの明確化」を実践することです。

ゆっくり書き出す時間が取れないとしても、1日いちにちに発生する業務を予測して、事前に対処法を考えておくだけでも効果的です。



②適材適所に業務を振り分ける


タスクを明確化したところで、次に依頼できる業務を見極める必要があります。

自分の手からどんどん業務を切り離していく作業ですね。

ひとつ言っておきますが、これはあなたが悩んでいる「仕事のなすりつけ」とはまったくの別物です。

あくまで、ワークバランスを正当に保つための手段と捉えてくださいね。

 

例えば、プレゼンの資料を作る際に

  • 統計等のデータ集めは部下にしてもらう
  • 予算等の見積もり計算などは、外注化する
  • 専門的な施工が必要な場合は、専門のスタッフを入れる

などなど。


仕事量をさばききれない人の一番の特徴は、やらなくていいことや苦手なことも、全て自分でやってしまおうとすることです。

そもそも、人間一人ができることなんてたかが知れています。

他人の力に頼ることがダメである理由はなく、優秀な人ほど「人に頼ること」が上手い傾向にあります。

 

言ってしまえば、個人の能力の高さはあまり重要ではないのです。

人を使ってこそ、あなたの仕事量を減らすことができる。

このことをしっかり認識してください。

自分が人に頼みづらいポジションにいる場合は、上司を積極的に活用して、自分の代わりにお願いしてもらえばいいでしょう。



③重要なことは早くこなし、そうでなければやらない

手元にあるタスクに優先順位をつける上での基準は、業務の早急度ではなく「重要度」となります。

取引先から評価に直結するポイントや売上を左右する重要事項など。

ここだけは絶対に失敗できない重要なタスクにあなたの全力を傾けるのです。

 

そして残りのタスクはどうするのかと言うと、

キッパリと「やらない」

選択をしてください。

 

一見大量の仕事をこなしているような優秀な人ほど、実は全てのタスクをやってはいません。

優秀な彼らは、やらなくていい業務をうまく消し去りながら、それでいて重要なタスクはそつなくこなしています。

ですから必然的に、周りから認められて出世していくわけです。

 

あなたが重要ではないと判断した業務は、頼んだ人からしても重要でない場合がほとんどです。

だいたい頼まれた時の空気感で、その業務が「重要もしくは緊急」なのかは分かると思います。

もし仮にそれが重要な業務なら、周りがざわざわしているはずなので、そうでなければその業務は一旦放置しても構わないということです。

膨大な量のタスクをこなすためには、少々強引にでも重要でないことを切り捨てていく判断が必要となるのです。

 

④おいそれと仕事を引き受けない

そして、これがけっこう重要なことです。

例えば、同僚からの急な業務依頼が来た時、

「あーもう!分かりましたよ、やりますよ!(本当は自分の業務を優先してやりたかったのに~!)」と泣く泣く人の仕事を引き受けてはいませんか?

 

あなたが、人からしょっちゅう仕事を振られるということは、

良く言えば「頼みやすい、親しみのあるいい人タイプ」

であり、

悪く言えば、「無理を頼んでも、断ってこない都合のいい人タイプ」

と言えるかもしれません。

 

どちらにせよ、周りから「頼んだら何でもやってくれる人」というレッテルを貼られると、次から次へと面白いぐらいに仕事が舞い込んでくるようになります。

一方で、要領よく大量の仕事をこなす人達は、気持ちいいぐらいに

「できないことはできない!」

とキッパリ言い放つタイプの人間です。

 

これは決して自分が楽をしたいわけではなく、合理的に考えて自分の仕事ではないことを簡単に引き受けないようにしているだけなのです。

もしあなたが断ることを苦手としているのであれば、今の状況を相手に説明し「無理であること」を分からせてあげましょう。

この時は、大いに「くどくど」「コンコン」と説明してください。

こうすることで、簡単には「やります!」と言わない人間であるとアピールするのです。

 

すると相手は、今まで実は自分でできたことや、あなたではない他の誰かに頼めることは頼まなくなります。

そうするうちに「あなたにしかできない重要なこと」しか頼みづらくなっていきます。

こうなればもうこちらのモノですから、あなたを邪魔する人間をグッと減らすことができるでしょう。

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仕事のやる気を取り戻す方法

楽しく!

あまりにも仕事が多すぎて毎日追われていると、普段の業務の中で自分が会社にどんな貢献をしているのか、自分が成長できているのかを見失ってしまいます。

人間ですから、たまにやる気がなくなることは当たり前です。

そこで、あなたのモチベーションや充実度を回復するための方法ご紹介したいと思います。

ぜひ試してみてください。



①フィードバックを頼んでみる

職場の同僚や上司から、あなたの仕事に対するフィードバックをもらうようにしてください。

フィードバックとは、行動などの結果を評価し、その行動をとった本人にそのことを伝えて後に反映させることを言います。

どんなにきつい仕事でも、褒められるべきことや成長することはあるはずです。

それを実感できていない事こそ、あなたのやる気を阻害している一番の原因ではないでしょうか?

 

ですから、日々あなたに関わり、あなたの仕事ぶりをよく知る人達に働きを評価してもらってください。

自分ばかりが評価を求めるのではなく、あなたも周りの人を評価することによって相乗効果を生み出し、自然と職場の雰囲気が明るくなります。

多忙な業務に追われている中でも、プロジェクトの達成や昇進などを喜び合うだけでも、仕事に対するモチベーションを取り戻すきっかけになるでしょう。



②何が何でも休みはしっかりとる

多忙な業務に追われ、気分が落ち込みつつ業務をやり遂げようとしても、それは得策ではありません。

大体の日本企業の社員は、平均5日間以上有給休暇を未消化のままにしているというデータがあります。

こうした働き詰めの習慣はもはややめなければいけないと僕は思います。

 

終わらない仕事を気にしていては、いつまでたってもきりがありません。

ですから、どんなに仕事が残っていようと、きっぱり休む時は休みましょう。

 

リフレッシュする方法は色々考えられます。

例えば、労働省のこんな研究結果もあります。

一般的な会社員を対象とした「休暇にできる行動の効果」に関するアンケートを実施したところ、休暇取得者約9割が、

「旅行をすることで、失くしかけていたモチベーションやエネルギーを取り戻すことができた」

と回答し、さらにその約5割が、

「旅行後はさらに高いエネルギーで仕事に取り組むことができた」

と回答しています。

 

旅行という手段はあくまで一例に過ぎませんが、ここで重要なことは

「休むときはしっかり休む」

「リフレッシュできる手段を自分なりに持つ」

ということです。

 

このことをぜひ参考にしてみてください。

そうすることで、あなたのモチベーションを復活させるきっかけとなるでしょう。



仕事で精神的に疲れた時の解消法

ご褒美


仕事で疲れたと感じた時、明らかに病気の症状があれば病院に行くことをお勧めします。

しかしそうでない場合、次に紹介する解消法を実践することで、自分で精神の改善を図ることができるでしょう。

 

①自分へのご褒美を設定する

プロジェクトの完了後や、自分の業務に目処がついた時に「目標を達成したご褒美」を考えてみると良いでしょう。

いつも仕事のばかり考えていると、当然ながら、食事中・睡眠中・休み中問わずプレッシャーがかかるようになり、精神が疲れてしまいます。

 

そこで目標と目標の間に「ご褒美」を用意しておくことで、大きな気分転換をすることができます。

例えば、

  • いつもよりちょっと高級なイタリアンをディナーにする
  • 前から欲しかった時計に買い換えてみる

などなど。

先ほどの話にも通じますが、旅行を自分にプレゼントするのもいいかもしれませんね。

 


必ずしも高価なものでなくてもいいので、自分のツボを押さえた「気持ちをアゲアゲにできるご褒美」を自身に与えてあげてください。

精神的に参っている人の大半は、仕事外での楽しみを持てていないことが多いようです。



②社内での異動または退職を検討する

あなたが今の部署で仕事に辛さを感じているなら、社内移動することも一つの方法ではないでしょうか?

移動であれば比較的申請もしやすいため、話さえ通れば気持ちをリセットするのには大きな効果となります。

 

それでも駄目な場合は、退職も視野に入れておく必要があるでしょう。

あなたが同じ会社にいる限り、根本的な問題の解決にならない場合もあります。

そして、「自分のスキルアップがしたい」「本当の生き方を見つけてみたい」願望があるのであれば、きっぱりと新しいことに挑戦してみるのもいいかもしれません。

 

退職や起業もそうですが、大変そうなイメージや暗いイメージを持たれることが多いです。

しかし、それは次に進むために必要な「ステップアップ」であると考えてください。

苦労が多いから不幸せとは限りません。

逆に、安定しているから幸せとも限りません。

 

シンプルにして重要な問題はただ一つ。

あなたが働いていて「本物の充実感を得られること」が大切なのです。

どんな理由にせよ、環境を変えることに臆病になりすぎないようにしたいですね。

 

最後にお伝えしたい事

ということで、今回のテーマはいだがだったでしょうか?

どれだけあなたが効率的に仕事をこなせたとしても、人間一人ができる仕事量には限界があります。

限界まで自分を追い込むほどに、あなたはきっと生真面目に、そして一生懸命仕事に打ち込んできたのでしょう。

ですがこれからは、「ゆとりを持つことができる人生」を追求してみてください。

 

今以上に仕事の効率化やスピード化を探るのではなく、「自分の手元に作業を残さないためにはどうしたら良いのか」だけを着眼にしてくださいね。

会社なんてものは、あなただけが多くを背負う場所ではないのですから。

肩の力を抜いて、要領よく仕事していきましょう。

 

それではまた!

山元タカトブでした。

 

 

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山元 高翔
居住地:兵庫県 出身地:大阪府 趣味:カラオケ、ゲーム、海外ドラマ鑑賞(基本家が好き) 家族:奥さん、高校生の息子、中学生の娘、そして私の4人家族です。 仕事:サービス業を主とする組織に勤めております。 ペット:かわいいドラ猫(♂)がいます。