どうも、山元タカトブです！
今回は、「報連相ができる人になろう」というテーマについてお話します。
報連相とは？
報連相とは、報告・連絡・相談の頭を取った造語です。
ビジネスシーンでのコミュニケーションにおける基本と言われています。
報告の定義
任務を受けた人がその進捗状況や実施した結果を知らせる、コミュニケーションと言えます。
特に会社においては、上司からの指示・命令・依頼に対して部下が行うものを一般的に指します。
例えば、上司から資料作成の依頼を受けた場合、作成資料の作成過程や結果、提出に関する事項などを報告をしなければなりません。
連絡の定義
単純に情報を知らせることを言います。
仕事の分野において、関係者全員に事実を周知徹底し、事実をありのまま伝えることを主眼とします。
例えば、仕事の過程において何らかのトラブルが発生した際、関係者に事実を簡潔にありのまま共有することで、対処法を伺うことができます。
相談の定義
物事を決定する際に上司の意見を求めたり、チームでミーティングすることを言います。
仕事では、経験したことがない事態に見舞われることはよくあります。
その際に判断を間違えることがないように、上司・先輩・同僚に相談して正しい判断材料を集めることが主たる目的となります。
それでは、報連相はなぜ重要とされるのでしょうか？
もう少し詳しく見ていきましょう。
報連相ってそんなに大事？
さてこの「報連相」、どうして重要だかわかりますか？
その理由は、
あなたの責任において行った仕事が、うまく行けばあなたの手柄、失敗してもあなただけの責任にはならない
というメリットがあるからです。
なんだかずる賢くも聞こえるかもしれませんね(^^)
しかし、これは非常に魅力的かつ、あなたの仕事を円滑に進めていくためには無くてはならないものです。
そしてさらに、仕事のクオリティを高めていくためには、この「報連相」をすることがとても重要になってきます。
綺麗ごとは抜きにして、ぶっちゃけて言ってしまえば
会社=競争社会
ですよね？
この観点から見て、「報連相」の有効性について解説していきたいと思います。
それではどうぞ！
報連相が出来る人は強い！
報連相ができる人は仕事にめっぽう強いです。
例えば、
何かしら仕事を進めていく上で問題にぶち当たり、あなたとしては既に対応方針が決まっているものの、それはあなたの独断にすぎない、という場合。
このままあなたの独断で対処を進めていけば、成功した時にはそれなりの評価を得ることができます。
ですが、万が一何かトラブルが起こって成功裏に終わらなかった場合、あなたはその責任を負わねばなりません。
しかし、ここで報告や相談をすることができてさえいれば、どうなると思いますか？
大事な場面であなたが報告や相談をしていれば、それに対してOKを出した周りの人間や上司についても、ある程度の責任を持ってもらうことが可能となります。
報告や相談を行ったからといって、
「そういった報告や相談は受けていない」
と言われてしまえばそれまでですが、あなたの行っていること、これから行おうとしていることを周りに公言したり、報告・相談したりすることは何よりも重要な命綱となるわけです。
これがあるのとないのでは大違いですよね！
要領の良い人は、このように上手くリスク回避を行う術に長けていると言ってよいでしょう。
そしてより責任の重い、また評価のレバレッジがきいているような案件になればなるほど、報連相は絶対に行わなくてはなりません。
この行動をとることができるかによって、
「あなたの今後の出世街道はもちろん、人生の中で高い位置までジャンプできるか」
が大きく変わってくると言っても過言ではないわけです。
報連相の効果的な方法は？
報連相の方法にはどのようなものがあるでしょうか？
一般的に会社で指導されるような、報告・連絡・相談は正直な話をするとあまり役に立ちません。
なぜかと言うと、こういったテンプレート的な形での報告や連絡、そして相談はあまり意味がないからです。
意味がない理由とは、
「証拠が残らない」
からです。
そして真っ正面からぶつかっていっても、相手に上手く「かわされる」可能性もあるからです。
それではどうするか？
これは非常に簡単なことです。
もうお分かりかもしれませんね？
そうです、
「証人を作るか証拠を残すか」
この二つが思い浮かぶでしょう。
そしてもう一つは、
「相手に受け取りやすいボールを投げる」
これにつきます。
それぞれどういうことが解説していきます。
まず、「証拠を作ったり証人を残す」というのは、社内のチャットツールやメールの全体送信など、複数の人が見る
「文字情報として残す」
ということが重要です。
もちろん、全ての人にメールを送りつければ良いというわけではありません。
ですが、あなたの問題に関わっていそうな人や、重要な決定権を持つ人には、報告連絡や相談を行ったという証拠を残すためにメールを同時送付しておくと良いでしょう。
もし、あなたが周りの同僚や上司に恵まれず、信用することができないということであれば、周りの人にはメールを送っておきます。
その際に「BCC」（Blind Carbon Copy・非公開でメールを転送する）という機能を使い、自分宛にもう一通メールを送っておきましょう。
そうすることで、仲間うちがグルになって
「そんな報告や連絡のメールは来ていない」
と口を揃えたとしても、あなたのメールアドレスにBCCでメールが着信していれば、その際に「誰に対してccでメールを送っているか」が一目瞭然となり、証拠能力を担保できます。
ここまで話がこじれることはそうそうないでしょうが、自己防衛策として一つ覚えておくとよいでしょう。
そして、相手が受け取りやすいボール。
これですが、
「〇〇の件、AとBで検討が進んでおりますが、判断がつきません。どうすれば良いでしょうか？」
と聞くのではまったく意味がありません。
それはなぜかと言うと、「相手からの回答をもらいづらい」からです。
よくよく考えてみると、こんなに返事をするのに労力を割くメールもないものです。
これでは不親切極まりないですよね！
そこで…
AとBで現在対応を迷っておりますが、どちらがよろしいでしょうか？
Aのメリット・デメリットは〇〇、Bのメリット・デメリットは〇〇、どちらがいいかアドバイスをいただければ幸いです。
〇〇日の〇時までにご返信なければ、A案にご同意いただいたという事で、A案で進めさせて頂きます。
このようなメールを送るとどうでしょう？
相手としては非常に返信がしやすくなりますよね。
まとめ
「報連相ができない」と感じて悩んでいる人は結構多いようです。
あらためて言いますが、報告や連絡、そして相談はとにかく重要です。
今回ご紹介した「報連相」を行っていくことにより、あなたの周りに味方をつけることができるばかりか、仕事上の挑戦のリスクヘッジをすることができるようにもなります。
そして残念ながら、あなたの周りに信頼できる人間がいない場合にも、今回お伝えしたような自己防衛策をとることにより「仕事上のリスク」を減らすことができます。
とにかく、報告・連絡・相談を身につけることは、あなたにとってプラス以外の何ものにもなりません。
ぜひ習慣付けするようにしましょう！
それでは、今回はここまでとなります。
山元タカトブでした。
