ビジネス関連

仕事に役立つ必須スキル3選

役立つスキル
山元が仕事をとおして思ったこと
仕事に関する小ネタ帳

 

どうも、山元タカトブです!

 

今回のお題は、「仕事に役立つ必須スキル3選」です。

 

仕事に役立つスキルを身に着けよう

スキル

あなたに一つ、ご質問いたします。

普段会社に来て仕事をする間、どのような仕事をされていますか?

 

これは業種のことを伺っているのではありません。

物理的にどのような作業を行っているか?

という事をお聞きしています。

 

少し時間を取って、メモ帳に「自分が毎日行っている仕事」について書き出してみるというのも、一つの手段として良いのではないでしょうか。

実際にメモを取りながら、あるいはそのまま記事をお読みいただいても構いませんが、とにかく今回は、

「仕事に役立つスキルを身につけよう」

というテーマでお送りしていきますね。

 

さて、仕事におけるスキルをアップさせるということは、ときに仕事の効率化に繋がることがあります。

効率化すると一つ一つの仕事にかける時間が短くなり、その密度は反比例して濃くなると言って良いでしょう。

それでいて、仕事が終わる時間は早くなり、自由な時間が増え、そしてリフレッシュをすることができる時間も増えます。

 

こうなってくると、結果的に仕事の成績がグングン向上していき、あなた自身も数年後、いや数カ月後には

「より高いステージにジャンプすることができる」

ようになるわけです。

 

仕事の効率化と一口に言っても、なかなか効率化が難しいというケースもあるでしょう。

しかし、

「毎日必ず反復して行わなければならない仕事」

というのはどの業種にもあるものです。

 

特に営業職の場合は営業日報を記入したり、顧客へのメールを送信したり、あるいは書類を作らなければならないということもあるでしょう。

エクセルも同様です。

日々の日報の関係で、Excelに情報を入力して計算を行わなくてはならないというケースもあります。

 

さてそれでは、いよいよこの辺りの詳細内容である、

「必須スキルと言っても決して過言ではない」

仕事に役立つスキルを3つご紹介していきます。

 

普段からやられていることではあるものの、少しのエッセンスを加えることにより格段に効率化することができるケースもありますので、まずは見ていきましょう。

 

メールさばき

メールさばき

まずはメールさばきです。

あなたは、

「ついめんどくさくて、メールの返信を後回し」

にしてしまってはいませんか?

↑(これ僕もよくあるっちゃあるのですが笑)

 

営業マンの人は特に、顧客や社内からメールがまわってくることも多いのではないでしょうか?

そして、最近は業務端末ということで携帯電話やスマートフォンを持たされることも増えてきていますよね。

業務の真っ最中であってもスマートフォンにメールが着信し、会社のパソコンにも同時に着信するということも増えてきました。

これがまた面白いもので、スマートフォンから返信をすることで、会社のパソコンにわざわざ戻らなくても顧客にメールを返信することができるケースがあります。

 

ところがどっこい、携帯電話からメールを打つとなるとこれまた時間がかかりますし、

「結局会社のコンピューターから送った方が早い!」

返信が後まわしになり、「メールの返信という仕事」を積み重ねてしまっているケースがほとんどではないでしょうか?

 

…そうです、まったくこれは効率的ではありませんよね。

移動の隙間時間にメールをさばくことが出来れば、会社に戻った後メールをさばくという業務が必要無くなり、結果的にその時間を他のことにまわすことができるようになります。

そこでご紹介したいのが、

「メールの定型文を活用する」

という方法です。

 

多くの場合、業務に関するメールといえども、本当にコアな部分は1行が2行だったりします。

ここに、よくあるメールの文例をご紹介します。

ーーーーー

〇〇株式会社

営業部 △△ 様

 

お世話になっております。

株式会社ヤマダの山元でございます。

 

先程はメールを頂戴いたしましてありがとうございました。

拝読させていただきました。

 

さて、お問い合わせの件でございますが、

 

(ここがコアな部分。せいぜい1~2行のこともある)

 

上記の通りご返答申し上げます。

ご検討いただければ幸いでございます。

 

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 

ーーーーー

株式会社ヤマダ

〇〇県〇〇市〇〇〇〇番地

ヤマダビル7F

 

営業部 山元 タカトブ

TEL:○○○…

メール:○○○…

ーーーーー

ーーーーー

 

はい、こんなメールになると思うのですが、これは定形化することができます。

(コアな部分)を除いた挨拶から結びまで、定型文登録しておきましょう。

そうすることで、携帯からでも丁寧なメールを送ることができます。

 

コアな部分を1~2行打つのは携帯電話からでもできます。

たとえスマートフォンの扱いに不慣れな方でも、1通あたり5分もあれば返信可能でしょうし、早い人なら30秒でいけます。

 

このようにレスポンスが早いことにより、相手先からの評判も上々となるでしょう。

返信が遅くて、喜ばれることはまずありません。

もしも熟考の上連絡を入れたいということであれば、あるいは少し時間を空けてから返信した方が何かと「ご都合よろしい」という場合には、

 

先ほどのコアな部分について

「調整の上改めてご連絡をさせていただきたく存じますので、今しばらくお時間を頂戴できれば幸いでございます」

と書けばよいのです。

 

これで、まず相手にメールを受信したこと、そしてきちんと考えて対応していますよ、ということをアビールすることにつながります。

 

エクセルは関数マスターになれ!

エクセル

細かい数字を入れるのが面倒で面倒で仕方がないエクセルですが、これは

「カンフー・マスター」ならぬ「関数マスター」になる

ことで効率化を図ることができます。

 

エクセルの関数は、何も足し算・引き算・割り算・掛け算の四則計算だけではありません。

日付を入れることができる関数だって存在します。

 

例えば、

常に最新の日付を入れておきたいセルがある場合には「=TODAY()」と、該当のセルに入れておくだけ。

これでファイルを開くたびに最新の日付が表示されます。

 

単純に今日の日付を入れられればそれで良い(その日付を固定しておいてOK)ということであれば、「Ctrl+「;」キー」で当日の日付を入れることができます。

このように関数をある程度覚えていくことで、業務を驚くほど効率化することができるようになります。

 

書類づくりも徹底した効率化を

書類作成

エクセル同様にこれまた時間のかかる書類作りですが、こちらもショートカットキーなど覚えることにより圧倒的な業務効率化を図ることができるようになります。

例えば、

最近話題のRPAですが、これは会社の若いスタッフの方が実施しているケースもあります。

パソコンに明るそうな人にRPAの方法を聞いてみるというのも良いでしょう。

 

ちなみにRPAというのは、

ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、非効率的な作業をロボットに行わせることができる方法。

となります。

 

書類作りといえども、実は必ず手入力しなければならないものはそこまで多くはないというケースもあります。

例えば、

データやグラフについては自動的に挿入することができるケースもあるので、書類作りに圧倒的な時間をかけるくらいならば、

「効率化の方法を勉強する事に少し時間を割く」

というのもオススメです。

 

まとめ

重要2

仕事に役立つ必須スキル三つをご紹介してきましたが、最近は効率化・自動化をすることがキーポイントとなりつつあります。

時間は有限ですから、あなたの代わりに働いてくれるロボットを見つけるというのも良いでしょう。

 

そして時間のかけ方を間違えてはいけません。

仕事に役立つ必須スキルの中には、共通して

「効率化をどれだけできるのか」

というキーワードがあります。

 

効率化をキーワードにして仕事を進めていくことにより、あなたの仕事はより輝き、あなたが目標とするところへジャンプすることができるようになるでしょう!

ちょっとの工夫の積み重ねこそが、

「仕事の効率化アップの秘訣

というわけですね。

 

それでは、今回はここまでとなります。

山元タカトブでした。

 

 

☆しょっちゅう更新中!?

山元タカトブの「お悩み相談室」「ビジネス関連記事」などなど…

あわせて読みたい
サイトマップ
サイトマップよろしければご覧くださいませ(^-^)...
ABOUT ME
アバター
山元 高翔
居住地:兵庫県 出身地:大阪府 趣味:カラオケ、ゲーム、海外ドラマ鑑賞(基本家が好き) 家族:奥さん、高校生の息子、中学生の娘、そして私の4人家族です。 仕事:サービス業を主とする組織に勤めております。 ペット:かわいいドラ猫(♂)がいます。