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上手な仕事の割り振り方

上手な上司
山元が仕事をとおして思ったこと
仕事に関する小ネタ帳

 

どうも、山元タカトブです!

 

今回は、「上手な仕事の割り振り方」についてお話します。

 

仕事を割り振るって、できてますか?

仕事の分担

「仕事を割り振る」

これは、仕事をする上で非常に重要なことになります。

多くの場合、会社での仕事は1人では抱えきれないようなものになっています。

また、時期によっては人による負荷が分かれるため、その負荷を上手く分散させることができれば、仕事は非常に効率的に行うことができます。

 

「それはわかってるけど、できないから困ってんだよー」

と言っているあなたの声が聞こえてきました(笑)

ハイ、そんな人のために、上手い仕事の割り振り方について紹介させてください。

それでは参りましょう!

 

上手な仕事の割り振り方

仕事の分担

効率的に仕事を割り振るためには、どのようにすれば良いのか。

一つずつ手順を見ていきましょう。

 

まずはともあれ現状把握

仕事を振る上で、最も重要なのは

「仕事仲間個々の状況や得手不得手を知る」

ということです。

 

例えば、

単純作業は得意だが、創造力のない人に、創造性の求められる仕事を振ると、かえって効率が悪くなります。

話は極めて単純明快、ですよね!

 

これが、その人にとって「創造性を高めて欲しい」という意図があれば良いのですが、その人にとって向いていない仕事を無理矢理やらせることは、心身ともに負荷がかかります。

最悪の場合、そんなつもりでなくても「イジメ・パワハラ」と言われかねません。

で、細心の注意やケアが欠けてしまうと「退職」まで追い込んでしまう可能性もあります。

 

そのため、チームの一人一人と面談を行い、得手不得手や現在の仕事の負荷などをしっかり確認しておきましょう。

その上で、どんなに忙し中でも「気持ちよく仕事をしてもらう気配り」をもって、仲間に仕事を振るべきです。

そうすることで、あなたの職場での信頼も上がり、一石二鳥の効果が得られます。

 

誰もが負荷がわかるように「1つのボード」にまとめる

一人一人の負荷や得手不得手を理解したら、それをチーム全体で共有することが大切になります。

「仕事の見える化」

などと言ったりもしますが、1つのボードにそれぞれの負荷状況などをわかりやすく表示しておきます。

 

ボードを共有せず、あなただけが確認できる形でも良いのですが、そうすると

「自分に比べてあいつは仕事をしていない」

などのような不満が、負荷が集中気味の人間に溜まっていく可能性があります。

 

これは、直接本人に言葉や態度で表すこともありますが、言わずに心の底で思っており、突然爆発して退職する原因にもなり危険です。

ですので、全員が納得できる形を模索するためにも、

「仕事内容は全体・一部を問わず共有する」

ことをオススメします。

 

本人の負荷と得意を活かした仕事の振り方をする

極端に1人に集中しないように注意をしながら、できるだけ個々の得意を活かせる役割を与えることが重要になります。

不得意なことはどうしても作業効率が落ちますし、モチベーションも上がりません。

 

それでも、どうしても負荷的に空いている人を選んだ結果、苦手な仕事をする際には、

「その仕事が得意な人とチームを組ませるか、少し余裕のあるスケジュールで依頼する」

と良いでしょう。

 

PDCAサイクルを回す

誰が何をするのかが決まったら、定期的にPDCAサイクルを回すことが大切になります。

新入社員の研修などでPDCAサイクルの説明をするものの、実際の現場では活かされていない事がほとんどです。

おしょう勧めは、月曜日と木曜日にPDCAサイクルを確認するための場を個々に設けると良いでしょう。

これは、週始めには週末の内容を思い出す作業が必要ですし、木曜日に再度スケジュールを立て直すことで、週末のスパートと、翌週の負担を減らすことができます。

 

部下に気持ちよく仕事を頼むコツ

楽しく!Group Of Friends Taking Selfie

前項のような手順できちんと管理をしていけば、チーム全体で負荷が平準化されたり、効率的に仕事ができるかと思います。

しかし、仕事の頼み方一つで、部下のモチベーションは変わるもの。

ここでは、部下に気持ちよく仕事をしてもらうためのコツをお話します。

 

なぜその仕事を依頼するのかを教える

その仕事をその人に任せようと思うには、それなりの理由があるはずです。

  • あなたにはこの仕事を他の人よりも早く効率的に行うことができる
  • あなたの仕事にミスが少ないから
  • この仕事であなたに〇〇という能力をつけてもらいたい

など、一言添えておくだけで、部下からの印象は大きく変わります。

 

念押しで言いますが、このちょっとした声掛けがあるかないかで、あなたのチーム全体の団結力にも影響を及ぼします。

リーダーたる者、「いや自分は口下手だから、ちょっと…」という言い訳は通用しないと僕は思っています。

あなたが部下や同僚に仕事を振る以上、よくできていることはよく褒め、できていないことはしっかりと指導・助言してあげてください。

良くも悪くも、言葉は大事なコミュニケーションツールです。

 

その仕事がどのように役に立つのかを教えてあげる

仕事に対するモチベーションが低い人に多いのが

「仕事をしても、それが何の役に立っているのかがわからない」

ということです。

 

折角なら自分のやった仕事は、社会的な意味があったり、お客さんのためになっているということが体感できる方が良いですよね。

毎回は難しいかもしれませんが、「その仕事がどの様に回っていくのか」といった部分を話す機会を設けてあげると良いでしょう。

 

特に経験が浅い新入社員に対しては、詳しすぎるくらいに説明してあげましょう。

その際のコツは、「最大限に短くわかりやすく」です。

「ネチネチくどくど」はぜったいにダメですよ(笑)

 

日常的に会話をする

人は、同じ仕事を受けるにしても、嫌いな人からの仕事には乗り気になりませんが、好きな人からの仕事であれば喜んでやります。

そのため、日頃の関わり方が最も重要になるのですが、関係性を良くするための方法として、最も簡単なのが

「会話をする」

ということです。

 

ここでの会話は、説教や仕事の話ではなく、単純な雑談などです。

心理学的に言うと

「単純接触効果」

というもので、何度も会った人の方が印象が良くなるということです。

単に同じ会社にいるというだけではなく、雑談などの会話を度々行うことで、部下からの印象も良くなるのです。

 

まとめ

楽しく!

さて、今回のお話はいかがだったでしょうか?

上手な仕事の割り振り方としては、

  1. 仲間の現状、得手不得手を把握をする
  2. 誰もが負荷がわかるように、仕事内容を「1つのボード」にまとめる
  3. 本人の負荷と得意を活かせる仕事の振り振りをする
  4. PDCAサイクルを回す

 

そして、部下に気持ちよく仕事を頼むコツとしては、

  • なぜ、その相手にその仕事を依頼するのかを説明する
  • その仕事がどのように役に立つのかを具体的に教える
  • 日常的に会話(バカ話も可w)をする

そうです、要は「コミュニケーションを大事にしよう!」という結論になりますね。

 

あなたも僕も、

「上手く仕事を割り振れるカッチョいい人」

目指してがんばっていきましょう!

 

それでは、今回のお話はここまでとなります。

山元タカトブでした。

 

 

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山元 高翔
居住地:兵庫県 出身地:大阪府 趣味:カラオケ、ゲーム、海外ドラマ鑑賞(基本家が好き) 家族:奥さん、高校生の息子、中学生の娘、そして私の4人家族です。 仕事:サービス業を主とする組織に勤めております。 ペット:かわいいドラ猫(♂)がいます。